Τμήμα Διοίκησης

Το Τμήμα Διοίκησης της Νομικής Υπηρεσίας της Δημοκρατίας στελεχώνεται με διοικητικό προσωπικό, προσωπικό του Γενικού Λογιστηρίου της Δημοκρατίας, προσωπικό του Τμήματος Υπηρεσιών Πληροφορικής, καθώς και με γραμματειακό προσωπικό.

Προϊστάμενη του Τμήματος Διοίκησης είναι η Πρώτη Διοικητικός Λειτουργός, Δρ. Νίκη Πασχαλίδου.

Καθοδηγούμενη από την Αποστολή, το Όραμα και τις Αξίες της Νομικής Υπηρεσίας, ο βασικότερος στόχος του Τμήματος είναι η βέλτιστη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και η διασφάλιση της σωστής οργανωτικής δομής και εύρυθμης λειτουργίας της Νομικής Υπηρεσίας, με απώτερο σκοπό την βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας της Υπηρεσίας.

Μεταρρύθμιση/ Αναδιοργάνωση Νομικής Υπηρεσίας

Η Προϊστάμενη του Τμήματος Διοίκησης, Δρ. Νίκη Πασχαλίδου, έχει οριστεί ως Υπεύθυνη Μεταρρύθμισης της Νομικής Υπηρεσίας. Περαιτέρω, συμμετέχει σε ειδικές Επιτροπές και Ομάδες Εργασίας που αποσκοπούν στην προώθηση και υλοποίηση του Σχεδίου Δράσης που εγκρίθηκε με Απόφαση του Υπουργικού Συμβουλίου στις 15.10.2019 και αφορά στην μεταρρύθμιση και στον εκσυγχρονισμό της Νομικής Υπηρεσίας. Το εν λόγω Σχέδιο Δράσης στηρίζεται στους ακόλουθους επτά μεταρρυθμιστικούς άξονες:
Άξονας 1: Διοίκηση Νομικής Υπηρεσίας
Άξονας 2: Εύρυθμη Οργανωτική Δομή
Άξονας 3: Ενίσχυση Ποιότητας Παρεχόμενων Υπηρεσιών
Άξονας 4: Αναβάθμιση νομικών λειτουργών Νομικής Υπηρεσίας
Άξονας 5: Αναδιοργάνωση Τομέα Ποινικού Δικαίου
Άξονας 6: Ανάπτυξη Συστημάτων Διαχείρισης Υποθέσεων και Αρχείων
Άξονας 7: Ανάπτυξη Έρευνας και Διάχυσης της Γνώσης

Επομένως, μεταξύ των ουσιαστικότερων και κυριότερων αρμοδιοτήτων του Τμήματος Διοίκησης είναι η προώθηση, ο συντονισμός, η παρακολούθηση και η ευθύνη υλοποίησης του υπό αναφορά Σχεδίου Δράσης και συγκεκριμένα των ακόλουθων μεταρρυθμιστικών δράσεων/έργων:

· Aναδιοργάνωση της δομής, οργάνωσης και λειτουργίας της Νομικής Υπηρεσίας, όπως είναι η σύσταση νέου/νέων Τομέα/ων Δικαίου, η δημιουργία Υποτομέων, η ανακατανομή εργασιών στους νομικούς λειτουργούς στη βάση της εξειδίκευσής τους και του όγκου εργασίας τους, ενίσχυση των εποπτικών αρμοδιοτήτων Ανώτερων Λειτουργών και η σύσταση Μονάδων όπου αυτό κρίνεται σκόπιμο.
· Συντονισμός και προώθηση διαδικασιών πλήρωσης κενών οργανικών θέσεων της Νομικής Υπηρεσίας Πρώτου Διορισμού, Πρώτου Διορισμού και Προαγωγής και Προαγωγής, καθώς και διαδικασία πρόσληψης Εργοδοτουμένων Ορισμένου Χρόνου δικηγόρων.
· Συντονισμός και προώθηση διαδικασίας μίσθωσης υπηρεσιών 24 νομικών συμβούλων, στο πλαίσιο συγχρηματοδοτούμενου έργου που εξασφαλίστηκε (90% από το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης της Ευρωπαϊκής Ένωσης), για παροχή επείγουσας βοήθειας σε θέματα μετανάστευσης και διαχείρισης αιτημάτων διεθνούς προστασίας.
· Δημιουργία νέων οργανικών θέσεων της Νομικής Υπηρεσίας.

· Δημιουργία Σχεδίων Υπηρεσίας για νέες μόνιμες θέσεις της Υπηρεσίας, ή αναθεώρηση υφιστάμενων Σχεδίων Υπηρεσίας για σκοπούς εκσυγχρονισμού τους.
· Εισαγωγή εσωτερικών διαδικασιών και ελέγχων για σκοπούς συμμόρφωσης με τον Νόμο που προνοεί περί της Δημοσιονομικής Ευθύνης και του Δημοσιονομικού Πλαισίου (Νόμος 20(Ι)/2014), καθώς και με την Εγκύκλιο 1730 με ημερ. 20.08.2014 του Γενικού Λογιστηρίου της Δημοκρατίας.
· Καθορισμός προσωπικού για γραμματειακή υποστήριξη ενός εκάστου Τομέα Δικαίου.
· Δημιουργία Μητρώων παρακολούθησης εργασιών και εκκρεμοτήτων.
· Δημιουργία και εφαρμογή προτύπου για παρακολούθηση και προτεραιοποίηση των νομικών εργασιών της Υπηρεσίας και εφαρμογή χρονοδιαγραμμάτων ανταπόκρισης βάσει του επείγοντος του θέματος και των αναγκών της Κυβέρνησης και της εκτελεστικής εξουσίας, για σκοπούς ταχύτερης ανταπόκρισης στα αιτήματα.
· Εφαρμογή αναθεωρημένης διαδικασίας παραλαβής της εισερχόμενης αλληλογραφίας, ώστε επείγοντα θέματα να ανατίθενται στους νομικούς λειτουργούς άμεσα, με ανατροφοδότηση ως προς τη διεκπεραίωση της εργασίας.
· Καταγραφή της ροής των εργασιών των Αρχείων για σκοπούς εισαγωγής απλοποιημένων διαδικασιών, με στόχο την απάλειψη της γραφειοκρατίας και την εξοικονόμηση εργασιακού χρόνου.
· Καθορισμός και εκπαίδευση Λειτουργού Ασφαλείας και Υγείας.
· Η ψηφιακή μετάβαση της Υπηρεσίας με την προώθηση των ακόλουθων τεχνολογικών δράσεων/έργων, σε στενή συνεργασία με Υφυπουργείο Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής:
§ Δημιουργία και εγκατάσταση εξειδικευμένου συστήματος διαχείρισης υποθέσεων και εγγράφων της Νομικής Υπηρεσίας (e-Law).
§ Ψηφιοποίηση των εγγράφων της Υπηρεσίας.
§ Δημιουργία και εγκατάσταση συστήματος αυτοματοποιημένου γραφείου (e-OASIS) της Δημόσιας Υπηρεσίας.
§ Επανασχεδιασμός του Διαδικτυακού Ιστοχώρου (ιστοσελίδας) της Νομικής Υπηρεσίας.
§ Εγκατάσταση νέου Κεντρικού Υπολογιστή (server) στο κεντρικό κτήριο της Υπηρεσίας.
§ Δημιουργία διαδικτυακών χώρων «η-Συνεργασία» (SharePoint) για διάφορους Τομείς/Τμήματα της Υπηρεσίας.
§ Δημιουργία ασφαλούς διαδικασίας ηλεκτρονικής επικοινωνίας με συμβούλους του εξωτερικού, με την εγκατάσταση ενός κρυπτογραφικού συστήματος.
§ Δημιουργία ηλεκτρονικών φακέλων (Shared folders) για διάφορους Τομείς Δικαίου.
§ Εγκατάσταση νέου μηχανογραφημένου συστήματος αδειών.
§ Λειτουργία εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας (intranet) για άμεση, αυτόματη και ομοιόμορφη ενημέρωση όλου του προσωπικού σε θέματα ενδιαφέροντος.
· Σύσταση Πυρήνα Μάθησης της Νομικής Υπηρεσίας στον οποίον συμμετέχει διοικητικός λειτουργός ως συντονιστής, καθώς και εκπρόσωποι από όλους τους Τομείς Δικαίου, με σκοπό την καταγραφή, προώθηση και παρακολούθηση των εκπαιδευτικών αναγκών του προσωπικού.
· Εκπαίδευση νομικών λειτουργών από Τμήματα και Υπηρεσίες Υπουργείων σε νομικής φύσεως θέματα και διαδικασίες.
· Διοργάνωση, σε τακτική βάση, εκπαιδευτικών σεμιναρίων/εργαστηρίων σε εξειδικευμένα και γενικού ενδιαφέροντος νομικά θέματα.

Κτιριολογικές/ Στεγαστικές ανάγκες Νομικής Υπηρεσίας

Το Τμήμα Διοίκησης επιλαμβάνεται επίσης των ακόλουθων θεμάτων που αφορούν στις κτιριολογικές/ στεγαστικές ανάγκες της Υπηρεσίας:

· Θέματα ασφάλειας και υγείας στο χώρο εργασίας.
· Προώθηση και συντονισμός του έργου ανέγερσης νέου κτηρίου της Νομικής Υπηρεσίας στη Λευκωσία, για τη συστέγαση όλου του προσωπικού Λευκωσίας.
· Θέματα στέγασης/ μεταστέγασης προσωπικού (όπως, η ανάκτηση γραφείων/ορόφων σε παρακείμενα κτήρια).
· Ηλεκτρομηχανολογική αναβάθμιση κτηρίων της Υπηρεσίας, με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση ηλεκτρικού ρεύματος.
· Ενίσχυση συστήματος ασφαλείας ορόφων στο κεντρικό κτήριο της Υπηρεσίας.
· Προώθηση και συντονισμός διαδικασίας δημιουργίας Γραφείου Λάρνακας, για σκοπούς εξοικονόμησης πόρων και καλύτερης εξυπηρέτησης των αναγκών των Επαρχιών Λάρνακας και Αμμοχώστου.
· Μελέτη και προώθηση στεγαστικών αναγκών Επαρχιακών Γραφείων Πάφου και Λεμεσού.
· Διαχείριση και παρακολούθηση ενοικιαστηρίων συμβολαίων των Γραφείων της Υπηρεσίας σε όλες τις επαρχίες.

Άλλες αρμοδιότητες του Τμήματος

Στις αρμοδιότητες του Τμήματος Διοίκησης εμπίπτουν επίσης τα ακόλουθα:

· Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού (όπως, μεταθέσεις, μετακινήσεις, αποσπάσεις, αφυπηρετήσεις, παραιτήσεις, ωφελήματα/δικαιώματα, αποπαγοποιήσεις κενών θέσεων).
· Υπεύθυνο για την ετοιμασία, παρακολούθηση και εφαρμογή του Στρατηγικού Σχεδίου της Υπηρεσίας για τα έτη 2022 - 2024.
· Υπεύθυνο για την ετοιμασία, παρακολούθηση και υλοποίηση του ετήσιου Προϋπολογισμού της Υπηρεσίας.
· Συντονισμός και παρακολούθηση συμβάσεων και συμφωνιών μίσθωσης υπηρεσιών.
· Θέματα Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
· Διαχείριση Διαβαθμισμένων πληροφοριών/εγγράφων της Υπηρεσίας.
· Πολιτική Σχεδίαση Εκτάκτων Αναγκών (ΠΣΕΑ) της Υπηρεσίας.
· Έργο εγκατάστασης συστήματος κρυπτασφάλισης επικοινωνιών («Σκυτάλη») μεταξύ της Νομικής Υπηρεσίας και του Υπουργείου Εξωτερικών.
· Περισυλλογή και οργάνωση στοιχείων για ενδοϋπηρεσιακούς σκοπούς ή για σκοπούς αποστολής τους σε άλλες υπηρεσίες.
· Προώθηση και συντονισμός οποιωνδήποτε άλλων δραστηριοτήτων/ έργων της Υπηρεσίας, στη βάση των αποφάσεων που λαμβάνονται.
· Εφαρμογή της σχετικής με τις αρμοδιότητες του Τμήματος νομοθεσία και κανονισμούς και υποβολή εισηγήσεων για την προώθηση δράσεων ή την επίλυση τυχόν θεμάτων.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το Τμήμα Διοίκησης μέσω τηλεφώνου (22889240, 22889100), ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (gchairalla@papd.mof.gov.cy).